Tras el fin de la prórroga y el periodo de gracia para la adaptación de las empresas de alojamiento, la entrada en vigor del RD 933/2021 ya es integral. La principal novedad respecto a lo que se sabía antes es la puesta en marcha del sistema SES Hospedajes del Ministerio del Interior, que reemplaza a la última normativa y sistema de registro de hospedajes de Policía y Guardia Civil.
Como ya sabrás, el 27 de abril de 2022 entró en vigor el nuevo Real Decreto 933/2021 que establece una novedosa regulación sobre el registro documental de huéspedes y la comunicación a las autoridades para cualquier establecimiento de hospedaje.
Con la aparición de esta nueva modificación de la ley, hay aspectos del sector del hospedaje que han cambiado.
Para la redacción de este artículo, contamos con la colaboración de Partee, servicio online de check-in de huéspedes, y nuestro partner para tal cometido desde hace varios años.
Por ello, en este artículo, explicaremos de qué tratan los nuevos cambios que se han realizado en el RD 933/2021 y mencionaremos la transformación que ha tenido que hacer Partee para adaptarse a dicha ley.
Modificaciones del Real Decreto 933/2021
El Real Decreto 933/2021 introduce importantes cambios que afectan a la gestión de datos de huéspedes y reservas en alojamientos turísticos. Estas modificaciones traen nuevas obligaciones tanto para propietarios como para gestores, especialmente aquellos que operan de forma profesional.
Principales novedades
- Ampliación de la información recabada
Los propietarios y gestores deberán recoger más datos de los huéspedes, incluyendo los menores de 14 años. Además, será necesario incluir campos adicionales relacionados con las reservas, como la forma y tipo de pago. - Notificación obligatoria de reservas y contratos
La normativa obliga a notificar a las autoridades no solo los datos de los huéspedes el día de su entrada al alojamiento, sino también las reservas o contratos realizados y sus anulaciones. Estas notificaciones deben hacerse dentro de las primeras 24 horas desde que se produzcan. - Nueva plataforma de comunicación
La información ahora debe enviarse a la plataforma SES Hospedajes del Ministerio del Interior. Esto reemplaza los sistemas de comunicación anteriores, como los de la Guardia Civil o Policía Nacional. En Cataluña y Euskadi, las notificaciones deben realizarse a los Mossos d’Esquadra y la Ertzaintza, respectivamente. - Obligaciones adicionales para propietarios profesionales
Aquellos que desarrollen la actividad de alojamiento de forma profesional deberán llevar un registro informático con toda la información de huéspedes y reservas, conforme a lo establecido por el Real Decreto. Esta obligación aplica a todos los tipos de alojamientos turísticos, como hoteles, hostales, casas rurales y apartamentos.
Partee ha implementado rápidamente todas las adaptaciones necesarias para cumplir con las exigencias del Real Decreto 933/2021, facilitando a propietarios y gestores la transición a este nuevo marco normativo.
- Gestión de partes de viajeros: Partee permite generar partes para todos los huéspedes, incluidos los menores de 14 años, cumpliendo con la normativa.
- Notificación de datos: La plataforma facilita la notificación de información de huéspedes y reservas (y sus anulaciones) a SES Hospedajes, así como a los Mossos d’Esquadra y la Ertzaintza.
- Documentación y registro: Partee ofrece la posibilidad de descargar partes de viajeros en formato PDF y exportar información de reservas y huéspedes a Excel, permitiendo así a los gestores profesionales cumplir con la obligación de registro documental.
Partee ha demostrado estar preparado para ayudar a propietarios y gestores en esta transición, proporcionando herramientas que simplifican el cumplimiento de los requisitos legales y garantizan una gestión eficiente y conforme a la normativa.
Sistema SES Hospedajes del Ministerio del Interior
El Real Decreto 933/2021 ha traído consigo una de las principales novedades en la gestión de alojamientos turísticos: la creación del sistema centralizado SES Hospedajes, gestionado por el Ministerio del Interior. Este sistema tiene como finalidad centralizar y simplificar la recopilación y comunicación de los datos de huéspedes y reservas a las autoridades, marcando un cambio significativo en el procedimiento tradicional.
Con SES Hospedajes, la comunicación de datos ya no se realiza a través de la Guardia Civil o Policía Nacional, sino directamente a esta nueva plataforma. En el caso de Cataluña y Euskadi, las comunicaciones se gestionan mediante los Mossos d’Esquadra y la Ertzaintza, respectivamente.
Cumplimiento simplificado con Partee
La integración de herramientas como Partee permite a los propietarios y gestores cumplir de manera rápida y sencilla con todas las obligaciones impuestas por el Real Decreto 933/2021:
- Recopilación específica de datos: estas plataformas facilitan la recopilación de información adicional requerida para reservas, pagos y datos de huéspedes, incluidos los menores de 14 años.
- Creación de partes de entrada: generan automáticamente partes para todos los huéspedes, cumpliendo con la normativa.
- Registro informático obligatorio: garantizan un registro estructurado de toda la información recopilada, indispensable para quienes operan de manera profesional.
- Comunicación centralizada: permiten la notificación directa de datos a SES Hospedajes, así como a los Mossos d’Esquadra y la Ertzaintza en las comunidades autónomas correspondientes.
Gracias a estas herramientas, el proceso de adaptación a las nuevas exigencias no solo se vuelve más eficiente, sino que también asegura que los alojamientos cumplan con los requisitos legales de manera precisa y sin complicaciones.
Partes de entrada de viajeros
La generación y firma de los partes de entrada de viajeros es obligatoria para todos los propietarios y gestores de alojamientos, independientemente de si realizan su actividad de manera profesional o no.
Sin embargo, existen dos diferencias importantes entre ambos casos. En primer lugar, los profesionales tienen la obligación de llevar un registro informático que recopile toda la información de huéspedes y reservas. Este registro debe conservarse durante un periodo de tres años. Por otro lado, los no profesionales están exentos de esta obligación, según establece el artículo 5 del Real Decreto 933/2021.
En segundo lugar, los profesionales deben recoger un dato adicional: el número de soporte del documento de identificación del huésped (por ejemplo, el DNI o pasaporte). Este número identifica el documento físico y varía cada vez que se renueva, aunque el NIF del titular permanezca igual. Los no profesionales no están obligados a recabar este dato.
Es importante aclarar que la creación de los partes de entrada es obligatoria para todos los propietarios, tanto profesionales como no profesionales. Sin embargo, la obligación de mantener un registro documental solo aplica a quienes realizan esta actividad de forma profesional.
Este nuevo modelo de parte de entrada se encuentra todavía por definir, lo cual, sumado a la ambigüedad de dicha ley, que establece que la normativa anterior sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros, y la Orden INT/1992/2003 sigue estando en vigor en lo que no contradiga a lo establecido en el nuevo decreto, genera muchísimas dudas sobre lo que hay que hacer.
En Partee, para proteger a los propietarios y gestores, siguen produciendo los partes de entrada de viajeros conforme a la Orden INT/1992/2003, de 3 de julio, pero además generan un nuevo parte de entrada de viajeros con la nueva información.
Datos sensibles
El Real Decreto 933/2021 incluye entre los nuevos datos a recopilar de los huéspedes y las reservas, algunos que por el Reglamento de Protección de Datos no son aconsejables ni solicitar a los huéspedes, ni guardarlos. Nos referimos concretamente a los datos referentes al pago:
- Tipo (efectivo, tarjeta de crédito, plataforma de pago, transferencia…)
- Identificación del medio de pago: tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta bancaria, solución de pago por móvil, u otros.
- Titular del medio de pago.
- Fecha de caducidad de la tarjeta.
- Fecha del pago.
Dichos datos forman parte de otro aspecto incierto, debido a que muchos usuarios serán reacios a dar esta información nunca.
Además, el Real Decreto 933/2021 no aclara de manera específica en qué situaciones es obligatorio recopilar esta información. Por ejemplo, surge la duda de si es necesario registrar los datos relativos al medio de pago cuando el huésped realiza el pago directamente a plataformas como Booking.com y no al alojamiento. Esta falta de precisión genera incertidumbre entre los propietarios y gestores, quienes no tienen claro cuándo deben solicitar estos datos sensibles.
Desde SES Hospedajes han aclarado a Partee que las reservas gestionadas a través de plataformas como Booking.com o Airbnb deben ser notificadas por dichas plataformas, y no por los propietarios o gestores de los alojamientos. Asimismo, han confirmado que, de todos los datos de pago mencionados en el Real Decreto 933/2021, únicamente el Tipo de Pago (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.) es obligatorio, lo que reduce significativamente las dudas y facilita el cumplimiento normativo por parte de los administradores.
Para facilitar la labor de registro de los huéspedes, desde Minty Host te ofrecemos la solución por la que Partee ha optado:
- Solo se solicitarán los datos obligatorios establecidos por SES Hospedajes para el envío tanto de reservas como de datos de huéspedes. El resto de los datos son opcionales en Partee.
- El nuevo formato del parte de entrada de viajeros, así como los ficheros .csv para su apertura en Excel, son completamente editables. Esto te permite registrar la información básica en el momento, y posteriormente agregar o modificar los datos adicionales cuando los obtengas, brindando flexibilidad en tu proceso de gestión.
En Minty Host queremos con este texto mantenerte informado sobre las novedades en materia de establecimientos turísticos. Si tienes alguna duda sobre el nuevo decreto, contacta con nosotros, estaremos encantados de ayudarte.
Sobre Partee
Partee es un servicio de check in online de huéspedes, en el que Minty Host llevamos confiando muchos años. Esta aplicación de registros de huéspedes, además, de tener todo lo necesario para realizar el check in de manera rápida y fácil, es una plataforma que se ha adaptado a las nuevas normativas, como ya habéis podido comprobar al leer este artículo.
